Kontrola skarbowa w wirtualnych biurach była na początku bardzo problematyczna. W pierwszym okresie funkcjonowania wirtualnych biur pojawiły się problemy związane z oddzieleniem prawnej siedziby firmy od jej faktycznego miejsca prowadzenia działalności. Drugim problemem jaki pojawił się w polskiej praktyce prawnej była windykacja komornicza w momencie posiadania wirtualnego adresu rejestracyjnego. Z tego powodu początkowo praktyka prawna nie wiedziała co robić z tak zastanym stanem prawnym i faktycznym. Na szczęście teraz sytuacja wygląda już inaczej.
Jakie dokumenty znajdują się w wirtualnym biurze
W praktyce możemy mieć tutaj do czynienia z 3 sytuacjami:
Całość dokumentacji znajduje się poza wirtualnym biurem.
W tym przypadku urząd ma możliwość zapoznania się z całością dokumentacji księgowej oraz innych dokumentów rejestrowych. Bardzo często wynajmując wirtualne biuro firmy decydują się na wynajęcie przestrzeni. Dzieje się tak z powodu konieczności posiadania przestrzeni dla firmy w związku z uzyskaniem dotacji z Unii Europejskiej. Tego typu kontrola jest najtrudniejsza. Z doświadczenia wiemy, że Urzędnicy Skarbowi nie robią z tego powodu problemów. Jednak często domagają się dodatkowych dokumentów i trzeba je dostarczyć do urzędu po kontroli.
Całość dokumentacji znajduje się w wirtualnym biurze.
W tym przypadku kontrola jest bardzo prosta. Jedyne na co może zwrócić uwagę urząd skarbowy to dostępność do lokalu, jego faktyczne istnienie oraz poprawna rejestracja adresu. Przepisy księgowe pozwalają na przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa oraz spółki poza siedzibą firmy. W wyniku tego Urzędy Skarbowe posiadają już informacje na ten temat wirtualnych biur i mają świadomość na temat adresów tych bardziej znanych.
Tylko podstawowe dokumenty znajdują się w wirtualnym biurze.
W tej sytuacji w wirtualnym biurze znajdują się tylko dokumenty rejestrowe (zgłoszenia KRS – Krajowy Rejestr Sądowy, CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej etc.), założycielski jak umowa spółki lub statut oraz dokumenty zgłoszeniowe (np. VAT-R). W wyniku tego urzędnicy w takiej sytuacji zazwyczaj sprawdzają je i pytają się o to gdzie znajduje się pozostała część dokumentacji. Wynika to z tego, żę w większości przypadków jest ona w siedzibie firmy rachunkowej i to tam kontynuowane są pozostałe czynności.
Co może być podstawą kontroli urzędu skarbowego? Kontrola Skarbowa – Powody
- nieścisłości w zapłaconym podatku w stosunku do zadeklarowanych obrotów firmy,
- firma uzyskuje bardzo wysokie obroty ale równocześnie rachunki bankowe wskazują na niską ilość wpłat na konto,
- przedsiębiorstwo w bardzo krótkim czasie uzyskała duże obroty lub zyski,
- firma poniosła nagle bardzo dużą stratę,
- przedsiębiorstwo składa często korekty związane z podatkiem,
- firma prowadzi wymianę wewnątrzwspólnotową o bardzo dużych wysokościach,
- złożono wniosek o zwrot vat,
Prawo – kontrola skarbowa w wirtualnym biurze
Przepisy prawne bezpośrednio nigdy nie zabraniały takiego rozwiązania. Przez długi czas wirtualne biura znajdowały się w szarej strefie prawnej. Jednak sytuacja ta zmieniła się w jasny sposób 7 sierpnia 2017 roku. Ministerstwo Finansów wydało oficjalną interpretację podatkową, w której potwierdzio legalność działania wirtualnych biura. Więcej na ten temat możecie przeczytać w samej interpretacji – Interpelacja nr 14118.
Jakie czynności może prowadzić administracja skarbowa?
Do typowych czynności kontrolnych zaliczamy:
- sprawdzanie zgodności vat z deklaracją,
- sprawdzanie zgodności vat z dokumentami źródłowymi,
- kontrola dokumentów źródłowych pod względem formalnym,
- rewizja transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- kontrola stosowania właściwych stawek podatkowych,
Czy powinniśmy wynajmować wirtualne biuro?
Macie pytania? Zadzwońcie do nas! Informacje kontaktowe znajdziecie tutaj: KONTAKT. Jeśli chcecie się dowiedzieć więcej na temat tego jak funkcjonuje wirtualne biuro oraz jakie przynosi korzyści koniecznie zerknijcie tutaj:
- wirtualne biuro Kraków
- blog: wirtualne biuro
- Jak wybrać wirtualne biuro?
- Kontrola skarbowa w wirtualnym biurze
- Płatnik VAT i siedziba działalności
- Co to jest siedziba firmy?
- Jaki będzi adres mojej firmy?
- Na jaki okres można podpisać umowę na wirtualne biuro / wirtualny adres?
- W jaki sposób postępuje sekretariat jeśli w biurze niespodziewanie pojawi się mój kontrahent?
- Czy na przesyłkach adresowanych do naszej firmy musi być jakiś dopisek?
- Jakie są formy płatności?
- Kiedy następuje powiadomienie o nadejściu korespondencji?
- Czy korespondencję można odebrać osobiście?
- Wirtualne biuro oszczędności